従業員が立替経費の領収書を電子データで受領した場合

電子帳簿保存法における電子取引について、従業員が立替経費の支払先から電子データで領収書を受領した場合も、会社にとっての電子取引に該当します。
法人税法上、会社業務として従業員が立て替えた費用は、会社の費用として計上されるべきなので、電子データを受領するのが従業員であっても、会社と支払先との電子取引に該当すると考えられます。
従って、取引があった際は従業員から電子データを集約し、会社として保存し、管理する必要がありますが、精算日までに期間があいてしまうなどの状況下では、従業員のパソコンやスマートフォン等に電子データ自体を保存しておきつつ、会社としても従業員が保存している情報を管理しておくことも認められます。
なお、この場合でも税務当局から提出の要請があった場合に速やかに出力できる状態にしておく必要があることをご留意ください。